实况报道:共享空间办公 共享利多

 

为鼓励国人发挥企业家精神并协助节省商业成本,

政府16年前推出住宅办公计划,为国人提供符合“小型住家办公室”(Small Office Home Office,简称SOHO)概念的另一选项。

 

数据显示,加入这项计划的业者逐年减少,科技的发达虽为远程办公提供了更大方便,但似乎没让这项计划受到热捧;

反观符合经济效益、提倡资源共享的共享工作空间,近年在本地和全球大受欢迎,有如雨后春笋般蓬勃发展。

在家办公和共享办公空间有何差异,各有哪些好处?《实况报道》访问业者专家学者,了解这两类办公空间为创业人士和经营小生意国人带来哪些商机。

数据显示,每年向建屋发展局申请注册住宅办公执照的业者在过去10年呈下滑趋势,去年新注册的组屋住家办公执照数量与2009年相比,少了近45%;去年获市区重建局批准在私宅单位办公的业者也比10年前少。

受访学者与业内人士认为,上述现象可能是部分自由工作者和小生意经营者,转用近年来盛行的共享办公空间所致,也可能是市场疲弱导致小生意经营欠佳,减低了对住家办公的需求。

政府于2003年推出住宅办公计划(Home Office Scheme),让屋主、租户和授权住户在住家设立小型办公室,借此提供更亲商与亲家庭环境,同时省下办公室租金,降低起步成本。

申请者必须遵守尽量不扰邻、最多只可聘两名非居民员工等条例。

建屋局提供的数据显示,新注册的组屋住家办公执照数量,从2009年的4792张下降至2013年的3630张,去年继续减至2640张,今年首九个月则有1850张。

建屋局发言人说,住家办公执照有效期限为五年,当局在计划推出后的第一年,共有1万零734个组屋单位获准在住家办公。加入计划的居民必须继续住在组屋单位内。

除了申请组屋办公的业者人数下滑,市区重建局提供给《联合早报》的数据也显示,获当局批准的私宅办公处数量,从2009年的600个减至2013年的438个,去年虽回弹至579个,今年首九个月也有527个,但10年来波动不大。当中,大部分是非有地私宅。   除了上述计划,国人也可通过住家小规模生意计划(Home-based Small Scale Business Scheme),在家经营烘焙、缝纫等小生意,无须获该局批准,但须遵守相关条例。

新加坡食品局告诉《联合早报》,在家经营小生意,业务范围如涉及准备食物这个流程,必须遵守当局的良好食品卫生作业准则。当局会针对任何投诉或反馈进行调查,必要时展开执法行动。

共用办公空间增幅创新高

响应住宅办公计划的业者逐年减少,近年来盛行的共用办公空间概念,为本地自由业者和中小企业开启了一扇灵活工作和共享资源的大门。这类办公空间去年增幅为三年来最大。

新加坡中小企业商会(ASME)副会长洪煜认为,住宅办公计划申请人数减少,相信是与近年来有更多业者在本地提供共享办公空间的服务有关。不过,追根究底,主要还须看业务性质,以及经营者是否需要设备完善的办公处。

洪煜认为,必须照顾家庭又想经营小生意、顾客群锁定某个群体的妇女,还是可考虑加入住宅办公计划。

他说,选择与他人共享办公空间者,相信包括刚成立起步公司的业者,他们看中这类工作环境有助扩大社交网络又充满活力,能有效促成与他人的合作,工作过程中也不会感觉自己是孤军奋战。

洪煜说:“使用共享办公空间的费用其实不便宜,不过在这类空间可能遇到不少有趣的人……选择在家办公,虽然成本相对较低,但就是只有自己一人。”  

住家办公人数下降与市场疲弱有关

亚洲竞争力研究所所长陈企业博士认为,申请住家办公的人数下降与市场疲弱有关。

他说,疲弱的市场情况意味着经济也出现疲弱状况,导致小生意的经营欠佳,这或许是越来越少人在家经营小生意的原因。

陈企业说,与他人共用工作空间,对于扩大生意社交网有显著好处。放眼未来,当经济好转,共用工作空间的收费必须确保业者负担得起,从而协助降低商业租金。

他也建议,新加坡企业发展局可探讨为拓展海外业务的本地起步公司和中小企业提供免费共用办公空间,这将有助这些公司控制成本。

七业者逐鹿本地共享办公空间市场

共享工作空间业者透露,这类空间的使用者当中,不少是自由业者和中小企业。以本地业者JustCo为例,该公司旗下约半数会员是自由业者、起步公司,以及中小企业。

截至去年底,本地共用工作空间主要由美国的WeWork、本地的JustCo,以及瑞士的IWG等七家业者主导。根据高力国际资料,这七大业者占据了灵活办公空间市场约63%。

共用工作空间的租金视地段、使用频率和空间大小而有所不同。高力国际新加坡研究部主管宋明蔚去年受访时说,在中央商业区租用一个固定的共用办公空间,月租介于700元至900元。

根据今年第三季办公室与零售空间中位数租金数据,靠近政府大厦的哥里门街办公室的中位数月租为每平方公尺59.43元。以可容纳一张办公桌、面积约10平方公尺的空间为例,月租可能达600元,这还未包括设备与装潢费。

共享空间通常具备茶水间、打印机、会议室、电话等办公室设施,有的还特别为会员举办扩大社交网络的活动。

JustCo创办人兼总裁龚万鑫透露,公司于2011年成立,目前在近40个办公中心提供可共享的办公空间。除了中小企业、起步公司和自由业者,另一半会员来自大机构。

他说,会员只需缴付使用共用设施(会议室、茶水间、活动空间等)的费用,无须拿出大笔钱设立办公室,每周还可参与JustCo主办的商业和生活时尚活动。此外,JustCo在其他国家或地区设有区域办公处,会员可在异地使用共享办公空间。

WeWork提供灵活选择

WeWork东南亚与韩国区执行董事符顿勇受访时指出,与同行相比,WeWork与众不同之处,在于旗下会员与用户的背景多元,包括企业家、中小企业,以及跨国公司。WeWork目前在全球29个国家经营办公空间共享的业务。

“我们为会员提供灵活的办公空间的选择,以满足他们对办公地点、面积、设施、隐私、客制化服务和预算的需求。这对很多刚起步、有意扩充业务的业者来说尤其重要。”以自由业者为例,他们可选择WeWork的私人办公空间或办公桌轮用制(hot-desking)。

结合办公托儿学前教育设施Trehaus新址空间扩大三倍

除了上述业者,本地也有像Trehaus一样,将托儿所、学前教育中心、办公和休闲设施结合为一体。Trehaus新设立于福南(Funan)的办公设施,能为约50名成人提供共用的办公空间。

Trehaus于2016年在乌节路启用,所有办公空间隔年就“客满”,大部分用户为自由业者、企业家或中小企业。为了进一步发展学前教育设施,Trehaus选择搬迁至福南,空间是之前的三倍。

Trehaus共同创办人梁姝莹博士说:“我们设有游乐场、咖啡座,家长在孩子上课时,能一边办公一边喝咖啡,或是在午餐时间就近与孩子共餐……我们也欢迎家长随时来看孩子学习。”

个案① 私厨从组屋起步

谢东成(34岁,客户业务执行员)看网络视频自学厨艺,去年中开始在自己的组屋单位经营私厨,让食客在居家环境中享受八至10道式料理,也给自己更多机会磨炼厨艺。

平时和普通上班族没两样的谢东成,一到周末就戴上厨师帽,成为“The Wood Ear”主厨,在蔡厝港一个四房式单位内,为预约的食客准备新式潮州菜、融入和风的本地料理,以及法式料理。

谢东成透露,大约四五年前他追看戈登·兰斯利(Gordon Ramsay)、杰米·奥利佛(Jamie Oliver)等名厨的节目,从此对烹饪产生浓厚兴趣,一有空就上网看视频学习烹饪。

他原本有意转行加入餐饮业,后来决定在家经营私厨,主要是为了不让父母担心,毕竟餐饮业的收入不及他目前的全职工作。此外,进军餐饮业的成本高,因此暂不考虑全职投入。他计划未来几年继续透过经营私厨磨炼厨艺。

谢东成说:“在自己的厨房里工作除了对环境熟悉,也能制定自己的规矩和工作流程;在外面餐馆工作,就必须配合其他人。”

他透露,单是备料就须花上八小时。他一般是在周五晚上10时开始备料直至凌晨2时,隔天早上8时再继续准备食材,然后在中午12时之前完成准备工作,等待客人上门品尝鲜美菜肴。

碍于家中空间有限,他坚持每次只接待一组顾客(最多八人)。他说:“如果是两组人,陌生人就在隔壁桌,那就与到餐馆吃饭没两样。只有一组人,客人会感觉像是回到自己的家,能放松使用用餐的空间,品尝菜肴的美味。”

个案② 共享空间省时省力省钱

李妍蔚两年前选择从在家办公转向与他人共享办公空间,善用开会和活动之间的空当,在市区内有效办公,省时省力。

饰品商The Ordinary Co创办人李妍蔚在使用WeWork空间办公之前,在家办公长达五年。她说:“刚起步的头几年,我刚建立和拓展个人的品牌,在家办公较符合经济效益。”

李妍蔚透露,她有时须为参加商业会议和活动到市区,因此想到可善用市区的共用办公空间以有效管理时间,更高效工作。

李妍蔚在创业后期选择到WeWork办公,主要是希望在发展事业时,也有机会在充满活力的地点办公,能与更多志趣相投的人交流。此外,她也希望在接见客户和合作对象时,让对方留下美好的第一印象。

她说,在这类协作的空间工作,让她更勇于冒险,探索其他的行销管道,也因此接触到更多品牌,促成了过去可能无法谈成的商业合作。

个案③ 三房式组屋当办公室

设计师为了更有效地经营生意,决定缩小生意规模,将三房式组屋改造成住家办公室以方便接见客户。虽然空间不及过去的办公室兼陈列室,但租金便宜超过三倍。

Museum Homes首席设计师关文滔四年前申请加入住宅办公计划,租下朋友位于中峇鲁永锡街一楼的三房式组屋单位办公。

他把过去陈列室的厨房装备搬进这个单位,同时买了一张床,方便熬夜工作时随时休息。单位内的大桌则方便他随时与客户谈生意。

关文滔说,他从事设计与建筑领域的工作24年,过去必须管理八人团队,除了自己分内的设计工作,还须处理其他事务,例如:工程开展后须监督工地的管工。

四年多前,他决定缩小生意规模,只接优质项目,工作的时间和项目少了,但收入没减少,还能保持工作和生活的平衡。

关文滔还说,办公处隔壁是咖啡厅和售卖地道美食的食肆,平时都可看到不少游客,那种场景常使他错觉自己“没在工作”。