乘不景气推动数码化 60年船务公司拼效率

在整个行业最不景气时,本地一家拥有大约60年历史的船务公司毅然决定投入数码转型。

四五年前,本地的石油与天然气行业受到国际油价崩盘的冲击,陷入不景气。为该行业提供服务的许多船务公司也不免受到牵连,包括永合船务(Eng Hup Shipping)。

负责业务发展的公司董事方逸泽(31岁)回想当时说:“公司上下认为,借由转型提升效率是当务之急。即使不能提升利润,也必须维持原有的水平。”

永合船务是由方逸泽的父亲于1986年所创。不过,公司的历史可追溯至1957年,它的前身是一家海事物流公司。

方逸泽的父亲由一艘沿海船舶起家,逐渐扩大至目前70艘船队的规模。除了沿海船舶,还有远洋船。公司也于2012年买下一家船厂,翻修重整之后即为今日的美珍船厂。

约六年前自新加坡管理大学(SMU)的金融学系毕业,方逸泽决定加入父亲的公司,“我自小听爷爷讲述在海上的生活,也随父亲四处去,对海事业是心向往之。”

可是,一家已有60年历史的公司要转型,并非一朝一夕之事。方逸泽坦言:“一开始我的想象是一间中央控制室,只要一个按键就能连接公司的各个部门,了解每一艘船舶的维修或运作情况,必要时可以立刻进行调度。”

经过几个月的尝试,方逸泽意识到这并不可行。他指出,即使有了中央控制室,所有的资料和数据仍须要有人输入。

方逸泽决定改变方式,先从各个运作流程着手,“我们先审视哪个流程是最容易经由数码化来提升效率的。”例如公司开发了一个船舶预约系统,客户可以直接上网预约,不必致电询问。方逸泽评估,公司因此节省了大约10%的人力成本。

有了第一次的尝试,方逸泽也发现,数码化应该由下而上来推动,“第一线职员最清楚各个工作流程,我们在设计应用软件或用户界面时,很多时候须要他们的反馈,什么应用或哪些界面才是最有必要和最适合的。”

让方逸泽印象深刻的是,年轻的职员在评估如何记录每日的船舶维修工作时,认为每一个细节和步骤都应该详细记录下来。“可是,在这个行业已经数十年的资深员工很清楚哪些细节和步骤才是最关键的,否则我们记录了大量资讯和数据,只会迷失其中。”

由起初的构想至落实,方逸泽估计,公司的每一个数码化项目大约历时六个月至12个月。他认为,随着各个流程逐一数码化,每个流程连结起来,即形成一个相当全面的数码化组织。

不愿透露公司为推动数码化所投入的实际金额,方逸泽仅说大约是六至七位数。他预计,需要三年才能回本,“不过,我们不会因此停下脚步。我们目前还有两个项目正在酝酿中,也会持续寻找可以使用数码科技优化的流程。”

而这只是公司数码化转型的一个部分。方逸泽说,公司正在和新加坡国立大学的精深科技衍生公司BeeX Autonomous Systems合作,研发自主航行船舶(autonomous surface vessel)。自主航行船舶可提供各种港口服务,例如漏油监控和数据搜集。一旦成功,方逸泽希望能为公司开创新的业务和营收来源。